УТВЕРЖДАЮ ___________________________________
(Фамилия, инициалы)(наименование организации, пред-
________________________приятия и т.п., его организационно
- (директор или иное долж-правовая форма)
ностное лицо, уполномо-
ченное утверждать долж-
ностную инструкцию)
м.п.
Должностная инструкция офис-менеджера
_________________________________________
_____ (наименование организации, предприятия и т.п.)
" " ____________ 20__г. N__________
Настоящая должностная инструкция разработана
и утверждена наосновании
_______________________________________________________________
(устава, положения, приказа о структуре предприятия и т.п.)
в соответствии с Трудовым кодексом РФ,
иными нормативными актами,Российской
Федерации, регулирующими трудовые
отношения.
1. Общие положения
1.1. Офис-менеджер относится к категории
специалистов предприятия,подчиняется непосредственно
генеральному директору.
1.2. На должность офис-менеджера назначается лицо,
имеющее высшеепрофессиональное образование, без предъявления
требований к стажу работы,или среднее
профессиональное образование и
стаж работы не менее 2-х летпо специальности
или по смежным
специальностям (секретарь,делопроизводитель,
инспектор, референт и т.п.).
1.3. Назначение на должность и освобождение
от нее производитсяприказом генерального
директора по представлению
руководителя службы поработе с персоналом.
1.4. В своей деятельности офис-менеджер руководствуется:
- действующим законодательством РФ;
- Уставом предприятия;
- Положением о функциональных службах предприятия;
- правилами трудового распорядка;
- приказами, распоряжениями, указаниями
руководства предприятия;
- нормативно-методическими материалами;
- настоящей должностной инструкцией.
1.5. Офис-менеджер должен знать:
- структуру организации, направления ее
деятельности, распределениеобязанностей между заместителями
руководителя,
функции и направлениядеятельности структурных
подразделений
предприятия,
основные организации-партнеры и их руководителей;
- организацию делопроизводства, схемы
документооборота;
- порядок прохождения и порядок
контроля за прохождением служебныхдокументов;
- государственные стандарты по
оформлению управленческих,организационно-распорядительных
документов;
- инструкцию по делопроизводству,
систему первичного кадровогоучета;
- правила эксплуатации организационной
и вычислительной техники;
- деловой этикет, правила делового общения,
служебную субординацию,правила ведения телефонных переговоров;
- правила и нормы охраны труда,
техники безопасности,производственной санитарии
и противопожарной защиты;
- ____________________________________
_____________________________.
1.6. Офис-менеджер должен уметь:
- составлять деловые письма, проекты
приказов, распорядительныхдокументов,
вести протоколы, вести кадровый
учет рабочего времени;
- редактировать тексты, выполнять корректорскую правку;
- вести деловые переговоры;
- пользоваться средствами связи,
возможностями интернета,организационной,
множительной техникой;
- работать на компьютере в среде WINDOWS,
WORD, EXCEL, COTUS;
1.7. Во время отсутствия офис-менеджера
его замещает _______________или другое
должностное лицо, назначенное
генеральным директором.
2. Основные обязанности
2.1. Ежедневно в установленные сроки
получает и просматриваетдокументы,
проводит их регистрацию,
направляет исполнителям; выбираетдокументы,
требующие немедленного рассмотрения,
докладывает о нихгенеральному директору,
представляя проекты резолюций.
2.2. Ведет оперативный учет прохождения
документов и ежедневноконтролирует
сроки исполнения документов и
устных поручений генеральногодиректора руководителями
структурных подразделений
2.3. Готовит по поручению генерального
директора проекты документов,обеспечивает
согласование проектов с
руководителями подразделений;готовит и оформляет
управленческо-распорядительные
документы.
2.4. Осуществляет и контролирует
документооборот между офисом иподразделениями.
По поручению генерального
директора осуществляет документооборот
между предприятием (офисом)
и другими организациями,органами,
учреждениями (налоговая служба,
пожарная инспекция и т.п.).
При возникновении вопросов, требующих
решения, незамедлительносообщает
генеральному директору.
2.5. Ведет делопроизводство, обеспечивает
сохранность документации,формирует дела
и передает их на архивное
хранение, готовит к уничтожению.
2.6. Производит регистрацию и ведет учет
договоров. По поручениюгенерального
директора готовит справки по
исполнению договоров.
2.7. В отсутствие менеджеров ведет прием
клиентов в офисе споследующей
передачей дела непосредственным
исполнителям, менеджерам.
2.8. Ведет учет, выписывает доверенности,
принимает отчетыдоверенных лиц.
2.9. Ежедневно ведет табель учета рабочего
времени работников офисаили лиц,
определенных распоряжением
руководителя, оформляеткомандировочные документы.
2.10. По поручению генерального
директора ведет кадровый учет,оформляет прием
и увольнение, отпуска,
больничные работников офиса.
2.11. Участвует в совещаниях, созываемых
генеральным директором,организует
их техническое обслуживание.
2.12. Обеспечивает рассылку, ознакомление,
учет и хранение приказови распоряжений.
2.13. Своевременно пополняет необходимые
офису запасы канцелярскихпринадлежностей
и расходных материалов.
2.14. Выполняет отдельные (разовые)
поручения генеральногодиректора, связанные
с деятельностью фирмы.
2.15. Офис-менеджер, выполняя возложенные
на него функции, обязан:
- сохранять конфиденциальность информации;
- своевременно выполнять распоряжения
руководства; - соблюдать правила и сроки
подготовки документов;
- обеспечивать сохранность документов;
- соблюдать правила и нормы делового
общения, служебнуюсубординацию,
придерживаться корректного
и доброжелательного стиляобщения
с коллегами и клиентами.
3. Права
Офис-менеджер имеет право:
3.1. Обращаться к руководителям
подразделений предприятия заинформацией по подготовке,
исполнению документов.
3.2. Требовать от исполнителей доработки
документов, если ониподготовлены с нарушением
установленных норм,
правил, стандартов.
3.3. Самостоятельно решать вопросы, связанные
с незапланированнымипосещениями клиентов, партнеров, иных
посетителей офиса, телефоннымизвонками.
3.4. Вносить предложения, направленные
на оптимизациюдокументооборота и делопроизводства.
3.5. Требовать соблюдения своих трудовых
прав и обязанностей,установленных трудовым договором
и законодательством РФ.
4. Ответственность
Офис-менеджер несет персональную ответственность за:
4.1. Нарушение действующего законодательства
РФ при подготовкедокументов.
4.2. Сохранение конфиденциальности информации.
4.3. Неиспользование предоставленных прав,
нарушение служебнойсубординации,
некачественное, несвоевременное
исполнение обязанностей.
4.4. Нарушение правил трудового распорядка,
производственнойдисциплины.
4.5. Необеспечение сохранности документов
и вверенных материальныхценностей.
4.6. Неправомерное использование предоставленных
прав, использованиекоммерческой информации в личных целях.
Должностная инструкция может быть изменена,
дополнена приказомгенерального директора.
С инструкцией ознакомлен: ___________________
/_________________/ " " ________________ 200__г.
|
